Retoques manuales
Con ayuda de los retoques manuales el usuario podrá controlar y, dado el caso, retocar el resultado de una función. En el caso de las funciones de deduplicación, las direcciones reconocidas como dobles se presentan en forma de grupos de duplicados. Aparte de los datos relevantes para la comparación, se muestra también el contenido de todas las demás columnas de la tabla que no intervienen en la comparación. Basándose en estas informaciones, el usuario podrá entonces decidir cuales de las direcciones reconocidas como dobles deberían realmente ser borradas.
Protocolo de datos borrados
El protocolo de datos borrados es la forma impresa de los registros reconocidos como dobles. Existen dos versiones diferentes de protocolos de datos borrados, uno relativamente corto y compacto y otro que resulta más fácil de leer, aunque mucho más largo. En ambas versiones la salida puede ser guardada con diferentes tipos de fichero: a parte de PDF son posibles HTML, Texto, CSV, MHT, EXCEL, RichText (rtf) y gráficos. Además, la salida se podrá enviar con estos formatos de fichero como adjunto por e-mail o bien se podrá imprimir.
Protocolo de resultados
El protocolo de resultados es la forma imprimible del resumen de los resultados de deduplicación. Las opciones de imprimirlo, guardarlo y enviarlo como e-mail son parecidas a las del protocolo de datos borrados.
Borrar en la tabla de origen
Con todas las funciones que puedan borrar registros, el resultado de la función también podrá ser aplicado directamente en la tabla de origen. Los registros marcados con una cruz roja en los retoques manuales serán borrados de la tabla de origen.
Exportar resultado
Al exportar el resultado, los registros de datos de la tabla original con todas las columnas que contienen se incluyen en un nuevo archivo según el resultado de la función. Este archivo puede ser un archivo en formato CSV o Excel.
Como regla general, todos los registros de la tabla de origen aparecen en el nuevo archivo. Para las funciones de deduplicación, es decir, todas aquellas funciones cuyo resultado puede utilizarse para eliminar determinados registros, puede elegir entre las siguientes variantes:
- La cantidad restante (ajustados): se escriben todos los registros excepto los marcados con unindicador de eliminar.
- Sólo los que coincidan con el resultado: solo se escriben los registros marcados con un indicador de eliminar.
Si se comparan dos tablas entre sí, también tiene la posibilidad de seleccionar cuál de estas dos tablas debe usarse como fuente de datos para el archivo que se creará.
Fichero de duplicados
En el fichero de duplicados, el resultado se guarda en un fichero aparte. Podrá elegir si el fichero de duplicados se debe guardar en formato de CSV o Excel. Basándose en este fichero, otras consultas pueden ser creadas, por ejemplo para borrar o transferir las personas de contacto en una segunda tabla. Los datos se pueden guardar de dos maneras diferentes: Una opción es la manera donde por cada fila consta el número de duplicado y de dirección de un único registro. La segunda opción es que en cada fila junto al número de duplicado se guarda el número de dirección tanto del registro que se quiera borrar como también del registro que se quiera conservar.
Marcar registros
Los registros duplicados se podrán marcar en la tabla, o bien con el número de duplicado o con un simple indicador de borrar. También en este caso podrá utilizar esta indicación para crear consultas más avanzadas.
Procesar mediante un procedimiento almacenado
Los resultados también pueden ser procesados con ayuda de un procedimiento almacenado especial en la base de datos. Naturalmente esto solamente es posible en el caso de servidores de bases de datos. También aquí esta opción puede ser utilizada para añadir otras acciones al proceso de borrado, como por ejemplo procesos de borrado secundarios o la transferencia de informaciones procedentes de la dirección que se quiera borrar a la dirección que se quiera conservar.
Enriquecer datos
El resultado también se puede utilizar para transferir informaciones de una tabla a otra. El usuario puede decidir libremente cuales de los campos de datos utilizará para ello. Por ejemplo, en una de las tablas el campo de datos que contiene el número de teléfono puede ser designado como campo de datos de orígen y en la otra tabla un campo de datos todavía vacío puede ser designado como campo de datos de destino, y el contenido del campo de datos de destino se puede sobrescribir según necesidad con los datos de la tabla de orígen. Si la tabla de destino es un fichero Excel, entonces se puede indicar un campo de datos ya existente o bien un campo de datos nuevo, que aún tiene que ser creado por el programa. En todos los demás formatos de datos, el campo de datos de destino ya debe estar presente en la tabla. Dicho de otra manera, el resultado de la función establece una relación entre los diferentes registros de las dos tablas, ésta podrá utilizarse entonces para completar informaciones de determinados campos de datos de una tabla en la otra tabla.
Opcionalmente, se puede agregar una indicación con registros enriquecidos con información adicionales que informe de dónde provienen los datos. Esta indicación es necesaria para poder cumplir plenamente con el derecho a la información en el caso de los datos personales, y así cumplir con los requisitos de varias leyes de protección de datos, como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Completare registros
Completar registros implica transferir datos basados en el resultado de un registro a otro para completar este último.
Fusionar registros
La fusión de registros implica los siguientes dos pasos:
1. Los registros marcados con una cruz roja en los retoques manuales se eliminan.
2. Además, las columnas seleccionadas en los registros restantes se complementan con datos de los registros eliminados.