En muchos países e idiomas, el término 'Sr.' o 'Sra.' forma parte del saludo personal de una carta. Si esto no está disponible en una lista de direcciones, aún es posible determinarlo a partir del nombre de pila utilizando una herramienta adecuada.
Para ello son adecuadas las DataQualityTools. Contienen tanto una función para comprobar la forma personal de la dirección basada en el nombre de pila como una función para determinar la forma personal de la dirección a partir del nombre de pila con el fin de añadirla a la lista de direcciones correspondiente. Para determinar el tipo de dirección a partir del nombre de pila es necesario seguir los siguientes pasos:
- Si previamente no lo ha hecho, descargue DataQualityTools gratuitamente desde aquí. Instale el programa y solicite una activación de prueba. Ahora podrá trabajar con el programa durante una semana sin restricciones.
- Encontrará la función necesitada para completar el cero delante del prefijo telefónico en el menú dentro del bloque 'Añadir datos' y se denomina 'Determinar el tratamiento'.
- Después de haber activado esta función, aparecerá en pantalla la administración de projecto. Aquí debe crear un proyecto nuevo con cualquier nombre y a continuación haga clic en el botón 'siguiente'.
- En el siguiente paso abrimos con ayuda del botón 'Abrir fichero' el fichero con los datos a procesar.
En cambio, con los servidores de base de datos (MS SQL Server, MySQL, Oracle o PostgreSQL), en primer lugar debemos seleccionar el servidor de base de datos correspondiente del listado de selección 'formato / acceso a'. A continuación debemos introducir el nombre del servidor de base de datos. Después de hacer clic en el botón 'conectar con el servidor' debemos introducir los datos de acceso. La selección de la base de datos deseada y de la tabla de ahí resultante resulta finalmente de los correspondientes listados de selección. - A continuación, debe indicarse al programa en qué columna de la tabla encontrará el nombre de pila. Para ello, seleccione el campo de datos que contiene el nombre en las listas de selección con los nombres de las columnas.
El programa efectúa automáticamente una preasignación de esta asignación de campos mediante los nombres de columnas. Podemos comprobar el resultado de la asignación de campos con ayuda de 'controlar la asignación de campos', que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. - El botón 'Siguiente' nos lleva al diálogo en el que se configura la función propiamente dicha. Aquí introducimos el ID o el término que el programa debe asignar para el saludo personal y guardar en la tabla, por ejemplo '1' o 'Sr.' para nombres masculinos y '2' o 'Sra.' para nombres femeninos.
- Haciendo clic en el botón 'siguiente' se inicia el procesamiento. A continuación, podemos comprobar el resultado con ayuda del botón 'retoques manuales'.
- Por último, hay que seguir procesando el resultado. Por ejemplo, podemos escribir los ID determinados directamente en el fichero fuente. Para ello usamos el botón 'escribir en el fichero origen'.
La información obtenida de este modo sobre el sexo de un destinatario puede utilizarse no sólo para el saludo personal de una carta, sino también para seleccionar las direcciones en función del sexo. De este modo, una carta publicitaria cuyos productos se dirigen más a las mujeres puede enviarse específicamente a destinatarias femeninas a partir de una lista de direcciones.